AI文件自動化

OCR／AI 辨識文件內容，RPA 自動歸檔上系統，掃描、登打、找檔案的瑣事，通通交給系統處理。

產業痛點

大量單據還是靠人工登打進系統採購單、進貨單、回單、發票，每天一疊一疊送進倉庫，最後都得靠人工一筆一筆謄打進系統，光是登打作業就佔掉倉管人員大半天的工作時間。
文件格式各不相同，掃描辨識常常出錯不同客戶、不同供應商送來的單據格式千百種，加上掃描解析度不佳、單據歪斜等狀況，傳統掃描辨識常常認錯字、漏抓資料，還是得靠人工再核對一次。
紙本文件散落各處，要找一份資料像大海撈針單據處理完就分類歸檔，等到日後需要調閱（例如客訴、對帳、稽核），才發現紙本文件散落在不同人手上或不同資料夾，找一份文件要花上大半天。
人工登打難免出錯，一個錯誤牽動後續整條流程人工謄打品項、數量、金額，難免會有手滑、看錯的情況，而這些單據往往是後續出貨、對帳、請款的依據，一旦上游登打錯誤，後面整條作業流程都要跟著出包。
人力流動時，登打與歸檔標準跟著流失文件登打、歸檔的細節與判斷邏輯，往往存在特定人員的經驗裡，一旦人員異動或請假，其他同仁接手容易出現漏登、歸檔位置不一致等問題。
旺季文件量暴增，人力遠遠跟不上訂單旺季一到，單據量跟著暴增，光靠人工處理登打與歸檔，速度完全跟不上實際單量，文件處理反而成為出貨流程中最容易卡關的環節。

系統透過 OCR 結合 AI 辨識技術，讀取採購單、進貨單、回單、發票等各式單據內容，不論文件格式如何變化，都能自動擷取品項、數量、金額等關鍵資訊，不需要人工逐筆謄打。

辨識完成的資料透過 RPA（流程機器人）自動回填至對應的系統欄位，取代傳統「掃描完還要人工輸入」的兩階段作業，真正做到掃描完成、資料同步上系統。

處理完成的單據自動轉為電子檔案並依規則歸檔（如依單號、日期、客戶別），日後需要調閱時，直接在系統查詢即可找到對應文件，不必再從紙本堆裡大海撈針。

系統可將辨識結果與既有訂單、庫存等資料進行比對，發現品項不符、數量異常等狀況時即時提示，讓問題在流程前端就被發現，而不是等到後續作業出錯才回頭追查。

文件辨識、回填、歸檔的邏輯都內建在系統流程中，不再仰賴特定人員的個人經驗，即使人力異動或新人接手，也能維持一致的處理標準。

系統化的辨識與自動歸檔流程，處理速度不會因為單量暴增而等比例變慢，讓文件處理不再是出貨旺季中最容易塞車的環節。